Anställa eller hyra in kompetens – en praktisk guide

Att anställa eller hyra in kompetens? Det är frågan. En timkostnad är konkret och lätt att förhålla sig till, medan priset för flexibilitet, nedskärningar och felrekryteringar inte alltid är lika tydligt. Hur kan vi då jämföra äpplen och päron (anställning eller hyra in kompetens) och samtidigt känna oss trygga i vårt val?

Vi vill ge dig en guide för när du bör anställa eller när du bör hyra in rätt kompetens inom IT-området.

Skriven av: Sandra Jakobsson, Talent Acquisition Manager, Folq AB

Innan du bestämmer dig för om du ska anställa eller hyra in, bör du ställa dig en viktig fråga: Vilket är det egentliga behovet – just nu men hur länge? Svaret är sällan bara "en utvecklare" eller "mer kapacitet". Kanske behöver ni egentligen:

• avlasta ett team med spetskompetens inom en viss teknik
• få fart på ett projekt som har stått stilla för länge
• hjälp att reda ut teknisk skuld och skapa en hållbar arkitektur
• en kollega som kan stärka teamet och bidra till kontinuitet och kultur

Det kan hända att behovet är oklart – och det i sig är värdefull insikt. Då kan det vara klokt att börja med att tillfälligt anlita en konsult för att få bättre överblick över situationen och lära mer innan ni binder er till en permanent lösning (anställa).

Genom att vara ärlig med vilken utmaning ni försöker lösa blir det enklare att hitta rätt kompetens och samarbetsform. Det handlar inte alltid om en jobbtitel – utan om vilket värde personen ska skapa.

Har du tid att genomföra en grundlig process för att hitta en bra långsiktig lösning, eller skulle du helst ha kompetensen på plats redan igår? Tid är pengar. Kostnaden för att få hjälp av denna resurs med efterfrågad kompetens måste därför vägas mot vinsten – eller kostnaden av att skjuta upp eller försena processen.

Kostnaden för en försening (cost of delay) är ett användbart perspektiv och hjälpmedel för att göra bra prioriteringar och val. Föreställ dig att er planerade release måste skjutas upp med två månader på grund av bristande kapacitet. Vad förlorar ni på det? Att inte göra något är alltid ett alternativ, men kommer sällan utan konsekvenser.

Som arbetsgivare bör du därför ta hänsyn till både direkta och indirekta kostnader vid att hyra in eller anställa en person med rätt kompetens. Det finns fördelar och nackdelar med båda alternativen. Vad som är rätt för er beror på er situation och era planer.

Det finns några praktiska tumregler för när du bör välja fast anställning eller hyra in kompetens. Svaret på denna svåra fråga kan vi inte ge dig, men vi vill hjälpa dig på vägen till rätt beslut. Nyckeln har du själv, och svaret hittar du oftast internt i din egen organisation.

Råden nedan är en bra vägledning.

• Du har behov av spetskompetens under en begränsad period, eller är osäker på det framtida behovet.
• Projektet kräver snabb uppstart och leverans.
• Du inte vill ha långvariga ekonomiska åtaganden.
• Du behöver expertis som inte finns internt i företaget.

• Du har ett långsiktigt behov av kompetensen och rollen anses som central.
• Du vill investera i intern kompetens och företagskultur.
• Du vill ha större kontroll över arbetsmetoder och strategisk utveckling.
• Kostnadsbilden på sikt är viktigare än kortsiktig flexibilitet.

Hyra in IT-konsult

• Kostnad per timme: 600 – 1 700 SEK (kan variera beroende på kompetens, erfarenhet och specialisering).
• Totala kostnader per år (förutsatt 1 700 fakturerade timmar/år): 1,19 – 3,06 miljoner SEK.
• Extra utgifter: Ingen arbetsgivaravgift, sjuklön eller semesterersättning – men ofta ett högre timpris.
• Flexibilitet: Konsulter kan hyras in för specifika projekt och tidsbegränsade perioder, och avtal kan normalt avslutas med kort uppsägningstid.

Fast anställning av IT-specialist

• Bruttolön per år: 600 000 – 1 400 000 SEK (beroende på kompetens, erfarenhet och specialisering).
• Arbetsgivaravgift (31,42 %): 188 520 – 439 880 SEK.
• Semesterersättning (12 %): 72 000 – 168 000 SEK.
• Pensionskostnader (4,5 % – 7 %): 27 000 – 98 000 SEK.
• Totala årskostnader: ca. 887 500 – 2 105 000 SEK.
• Kostnad per timme (konservativt räknat med 1 700 produktiva timmar/år): 520 – 1 240 SEK
• Extra utgifter: Rekrytering, introduktion/utbildning, sjukfrånvaro, lönekostnad vid föräldraledighet, kontorsplats, sociala avgifter, resor, telefon och IT-utrustning, ev. omstrukturering.

• Fördelar: Stabilitet, möjlighet att utveckla specifik kompetens och bygga intern kultur, lojalitet till företaget.
• Nackdelar: Långsiktigt ekonomiskt åtagande och risk för felrekrytering.

• Fördelar: Snabb tillgång till kompetens, ingen rekryteringsprocess, inget långsiktigt åtagande.
• Nackdelar: Möjligen hög initial kostnad, mindre kontroll över arbetsmetodik, kan försvinna till andra uppdrag.

I många organisationer handlar det inte om ett antingen-eller. En allt vanligare lösning är att bygga hybridteam där fast anställda och inhyrda IT-konsulter arbetar sida vid sida. Det ger det bästa av två världar: stabilitet, kontinuitet och kulturbyggande från de egna medarbetarna, kombinerat med flexibilitet, tempo och spetskompetens från inhyrda specialister.

Hybridteam är särskilt värdefulla i produktteam och projekt som:

• har en kärna av intern affärsförståelse men behöver teknisk specialisering
• ska realiseras snabbt och kräver extra kapacitet under en begränsad period
• innebär kunskapsöverföring och byte av teknologi, där konsulten också bidrar med utbildning

För att hybridteam ska fungera väl är det viktigt att vara tydlig med roller, ansvar och förväntningar – och att skapa goda förutsättningar för samarbete över gränserna. Med rätt onboarding och teamledning kan en inhyrd IT-konsult bidra lika mycket till kultur och framdrift som en anställd.

Här är några frågor du kan använda som en konkret vägledning när du ska överväga att hyra in kompetens vs. anställning:

God planering är en konst, men de flesta av oss kan inte spå in i framtiden. Oförutsedda händelser inträffar – både i omvärlden och inom den egna verksamheten. Det ställer krav på handlingskraft och förmåga att planera under osäkerhet för att säkra de resurser och den kompetens ni behöver.

Att hyra in IT-konsulter ger hög flexibilitet och snabb tillgång till spetskompetens – men ibland en högre initial kostnad. Fast anställning ger en lägre totalkostnad på lång sikt och bättre integration i företaget, men kräver större åtagande. Valet beror på din verksamhets strategi, behov och ekonomiska situation.

Vill du ha en detaljerad modell för att beräkna och jämföra timpris och kostnader för en fast anställning kontra att hyra in konsult? Skicka oss ett mejl, så skickar vi ett kalkylblad som tar hänsyn till alla kostnader förknippade med dessa två alternativ. Förhoppningsvis kan det hjälpa er att fatta ett välgrundat beslut.